注册 登录  
 加关注
   显示下一条  |  关闭
温馨提示!由于新浪微博认证机制调整,您的新浪微博帐号绑定已过期,请重新绑定!立即重新绑定新浪微博》  |  关闭

A

 
 
 

日志

 
 

会 议 通 知【重要】  

2016-12-05 17:39:49|  分类: 卓氏宗亲简报 |  标签: |举报 |字号 订阅

  下载LOFTER 我的照片书  |

 

长乐卓氏宗祠临时筹备小组各成员:

  拟于12月10日上午9时,在宗祠内召开小组会。议题有两个:

  一、审议宗祠4个规章制度,现随通知发给你们。请务必认真对待(所谓的热心族事,有担当精神从这里起步),仔细阅读考究,准备好自己的意见,在会上发表。

  二、遴选理事会成员。今年10月8日发出第一个《通知》族众举荐理事会候选人,11月5日发出第二个《通知》公布72位侯选人名单和有关情况。现已一个月过去了,根据收集反馈的情况,召开这次会议时机已经成熟。会议的主要任务是必须遴选出理事会成员(25-27)名单来,并出第三个《通知》通告族众。如果大家没异议,将召开首届首次理事会会议。

     接此《通知》后请即复。不能赴会者请明原因,以便统计人数过半否,要否改换会议时间。

  长乐卓氏宗祠临时筹备小组

    2016年12月5日


附件一:长乐卓氏宗祠理事会章程(筹)

      (草  案)


     第一章:总则

  第一条:为了加强卓氏宗祠的管理,确保顺利开展各项族事活动,特制定本章程。

  第二条:本会按照公开、公正、平等、亲爱、和谐及奉献的原则,坚持民主协商的方式开展族事活动。

    第二章:任务

   第三条:本会的主要任务

  (一)组织主导本族的重大祭祀活动,决定重要事项;

  (二)制定、完善和执行宗祠管理制度规则;

  (三)组织卓氏源流文化研究,开展传承族教;

  (四)负责内外联络和对外接待等工作;

  (五)筹集族事活动资金,决定各项财务开支,做好一年一度财务预结算,及张榜公告执行结果,接受族众监督。

    第三章:本会成员构成及成员要求

   第四条:理事会成员构成

  (一)卓氏在五华境内星散多处,本会成员原则上实行地域全覆盖,并根据实际情况决定成员配额。

  (二)明代以来,我族有仲兴公、仲贵公、文礼公、仁山公等先后来到长乐开基立业。因此,本会成员实行开基祖后裔全覆盖,成员数额根据实际情况而定。

  (三)本会成员数额设定在15—25人,最多不超过29人,坚持老、中、青结合。

   第五条:成员条件(同时具备)

  (一)热心族事,有担当精神,有奉献精神;

  (二)有议事能力,有收集和准确传达反馈各方意见,倾听族人呼声的能力;

  (三)有较强的执行力,有容人之量,性情温和,能团结大多数,完成交办的工作。遵守会议纪律,执行会议约定。

  (四)身体健康,能坚持族事活动;

  (五)无特殊原因,连续三次不参加会议,本会成员资格自动解除。

     第四章:理事会会议

  第六条:会议条件

  (一)凡遇重大非年度计划内的活动,都应当提前五至十天召开一次理事会成员会议,拟定活动方案和支出方案。

  (二)年度理事会议。审查上一年度计划执行结果,新一年度实施计划方案审定,审查上一年度财务报告和提出新一年度的财务预算,等。

  第七条:会议

  (一) 由理事长主持。理事长缺席,由常务副理事长主持。理事长、常务副理事长缺席,由副理事长按排名顺序主持。

  (二) 会议主持人按预定的议题顺序主导会议进程,控制节凑,作好记录。

  (三) 遵守长乐卓氏宗祠理事会《议事规则》,提高会议效率,减少议而不决的现象发生。

    第五章:理事会及其下设机构

   第八条:理事会设置

  (一)理事会设置理事长一人,常务副理事长一人,副理事长若干人,任期一般为三年,届满连选可连任,一般不超过三届。常务理事七至九人,在理事会成员中产生,正、副理事长在常务理事成员中产生。

  (二)理事会下设:办公室、祭祀组、文化研究组、妇女组、监查组、财务组、护祠组;办公室配置主任一人,副主任二人。其他组设组长一正二副,组长一人,组员不限。可兼任。

   第九条:办公室职责

  (一)处理理事会的日常事务;

  (二)执行理事会议的各项决议;

  (三)负责理事会与族众之间的信息传递,及时传达迅速反馈。

  (四)办理理事长、常务理事长、秘书长交办的其它事项;

  第六章:宗祠顾问委员会

  第十条:设立长乐卓氏宗祠顾问委员会。以加强宗祠工作督查。

  (一)、任务:协助理事会加强督巡督查;收集情况,参与卓氏文化研究,提供建议;接受理事会咨询问策;派员参与决策列席理事会议。

  (二)顾委成员结构:1、在乡族中长老;2、在外地的族贤人士;3、不受数额、年龄限制。

  (三)加构:顾委会设主任一人,副主任若干名,提名推荐,民主产生。顾委主任一般由在乡(五华工作生活)的德高望重卓族长老担任。

  顾委会下设广州、深圳、惠州、东莞小组。

  第七章:财务管理

  第十一条:本会财务工作按《长乐卓氏宗祠财务管理暂行办法》执行。

  第八章:附则

  第十二条:本章程解释权归本理事会。

  第十三条:本章程自2017年  月  日执行。


附件二:长乐卓氏宗祠理事会议事规则

   理事会召开会议,应遵守以下规则

   一、会议召开必须具备以下条件

  (一)议题,提前预告。凡召开会议都必须有充分准备:首先,拟定议题。会议必须有议题、议案,要解决什么?达到什么目的?其次,拟提议定会议时间、地点。三是提前20天发出会议预告,预告附上会议议题、时间、地点,听取反馈意见,赞成人数超过一半,发出正式会议通知。

  (二)会议通知。正式会议通知必须提前10天发出,各成员收到通知(短信)后,须两天内反馈。

  (三).到会人数超过应到会人数的一半,即可举行会议。

  二、会议决定、决议

  会议要坚持在充分的民主协商基础上,按少数服从多数的原则执行。少数者可以保留意见,行动必须坚决执行会议通过的决议,不得相左。

  (一)赞成人数超过到会人数的一半(50%)为通过。

  (二).弃权、不表示态度的,视为反对票。

  (三).表决方式:既可以举手表决,也可采用无计名投票方式,具体视现场多数人意见是从。

  (四)凡会议上既不能肯定,又不能否定的事项,可留作下一次会议的议题继续讨论,但对同一事会议项讨论不得超过三次。

  三、会议记录

  每一次会议都必须留下会议记录(文字),记入专用的《宗祠会议记录》本内,以便留档备查。会议记录要求:

1.记录内容要素包括:会议时间、地点、参加人员名字、决议事项等。

2.记录人、主持会议人签字。

  四、签到记录

  每次召开会议,与会人员都要履行签到手续。要在专用的《宗祠会议签到本》上签名报到。

  五、本规则由理事会通过之日起实行,本规则适用于常务理事会议,办公室会议、及小组会议参照执行。

  六、本规则的解释归理事会工作小组。


  附件三:长乐卓氏宗祠办事规则(试行)

  根据当前周边的商业环境和现实状况,为加强卓氏族众的凝聚力,为增进族内团结、积聚正能量,进一步提高办事效率,特制订本规则:

  一、建立并施行“三人同行办事的规则”。凡是长乐卓氏宗祠需要外请人员进行宗祠修缮洽谈、宗祠牌匾制作更新、固定资产购置报废、日常办公用品购买等,一句话凡要动用宗祠经费支付换取宗祠需要的物质的、非物质的(如择日、祭祀导领等)产品的,均要三人或三人以上同行共办,以争取质价双优,节俭开支。

  二、共同负责制。凡与对方订立协议、合同、意向书,以及取回的收据、发票等 。同行共办的三人或三人以上者都要在上述文本、票据上签名署时以示郑重。

  三、争取质价至优。节俭是办宗祠族事的宗旨之一。凡购“产品”,均应有一个“讨价还价”过程,以争取至优为已任,若有商业回扣,应视为集体争来“价格优惠”,取回归祠 。

  

  附件四:长乐卓氏宗祠财务管理暂行办法

        第一章  总则

   第一条  为加强和规范宗祠财务管理,使之更为贴地、更为方便实操,结合我五华卓族的实际状况,特制订本暂行办法。

   第二条  本宗祠经费筹集和使用的决定权在宗祠理事会议。理事会通过会议批准《XXXX年度宗祠经费开支计划方案》、《专项宗祠经费开支计划方案》的方式并以公开透明的做法来实现。其日常的审批实施工作授权秘书长代理。宗祠经费的管理坚持“安全、统一、规范、公开、透明、严密、及时、节俭”十六字方针。严格审批制度;严格“收支两条线”;严格理事会议表决通过年度的,专项的《宗祠经费开支计划方案》的制度。任何情况下不允许不容忍收支“短路”或变相“短路”、“计划”外透支、以及“先斩后奏”个人自作主张的情况发生。

  第三条  凡是年度计划外的重大族事活动,在财务管理上作专项处理。以其实际情况拟定开支方案,由理事会议或常务理事会议讨论通过后执行。

第四条 长乐卓氏宗祠财务年度定为:公历4月1日起至第二年3月31日止。

     第二章  宗祠资金筹存取管理

  第五条  宗祠的经费管理实行以支定收、收支平衡的原则。筹集经费量掌控在计划需求的数额内,一般不超过计划要求的20%。

  第六条  银行账户设置

  (一) 根据需要,可设立若干个“长乐卓氏宗祠银行活期账户”,每一个账户的常年性存款一般保持在50万元以内。超出部分存入第二个账户。一个人名下只可开一个宗祠资金账户。

  银行存折署名人在接受履行卓氏宗祠存款义务前,须填写《申明书》一式两份,银行存折署明人、宗祠各存一份。以示当事人履职的担当精神。

  (二)实行一个账户三人共同操作制度。简称“存折三人团,甲、乙、丙”,即办理存取款(现金)必须甲、乙、丙三人同时在场。操作程序规定如下:

  1、开户。甲持甲的身份证开设个人银行账户一个,领取银行存折(不用银行卡形式);乙保管银行存折;丙设定银行密码。程序完成。

  2、取款或转账。甲持本人身份证,乙持银行存折;丙依约到场按下密码。程序完成。

  (三)“存折三个团”中,那怕其中有一人,因特殊情况出现不能正常履行存取职责时,常务理事会议应及时作出决定,迅速物色接替人选,抓紧办理移交手续。

     第七条 捐款接收

  (一)现金接收:

  1、捐款人(或捐款代办人)、收款人、证明人等至少有三人或三人以上在场,相互见证,当面清点现钞过机检验,签名办理手续,并收下现钞。如果事后出现假钞,由收款人承担后果,自己掏钱补齐。

  2、收取的现金,应按有关规定当天存入银行,不得自行存放过夜。同时将收到捐款的信息告知捐款人,并通报规定范围内的宗祠管理人员。

  (二)转账接收:

  1、主动与捐汇款人互动,掌握情况,确认对方身份,准确通报宗祠接款银行账号。

  2、确认捐款到账后,应立即以短信或微信方式告知捐款人。书写:“某某先生(女士或曰宗亲),你所捐XXXXX元人民币已到账,收取。谢谢!请复音。长乐卓氏宗祠款经收人:XXX”。

  第八条  存款提取与转账

  (一)赴银行提取现金或转账。“存折三人团”需提 前相约时间,结伴相随至安全地点。

  (二)提取现钞超万元时,应报告秘书长,必要时,护祠组派员协助,以保安全。

       第三章 宗祠经费使用

  第九条  各项支出报销审批依据是:经宗祠理事会议批准的《XXXX年度宗祠经费支出计划方案》、《专项宗祠经费支出计划方案》。管控误差不得超过5%。具体操作:

  (一)支出预算

  1、《XXXX年度宗祠经费支出计划方案》(草案),必须在每年的3月中旬完成编制;年度计划外的《专项宗祠经费支出计划方案》,须在举办族事活动前10天完成编制。

  2、编制年度的、临时专项的经费支出计划方案,均由宗祠办公室负责。方案要经宗祠理事会议或常务理事会议批准生效后执行。未经批准,不得启起动。

  (二)报销流程:

  首先。填写宗祠统一格式的《报销单》,按要求附上相关的有效票据、批件等 。

  其次。将《报销单》等送财务组会计审核。审核通过的,审核人签名,写上“同意”二字;

  第三步。审核件报秘书长审批同意,签名,取回批件;

  第四步。持批件返回财务组办理入账报销,出纳执行现金收付。报销程序至此结束。

  (三)发票要求

  1、发票要完整填写。包括开俱发票的日期、名目 、单价、数量、金额、发票单位印章或其财务印章(红)。

  2、发票背面由经办人填写。要求:

  ①与计划项目的关联度,或原由;

  ②签名。经办人、证明人(两人或两人以上)签署各自的名字,注上日期。若属接待餐票,加注参加就餐人的名字及人数。

  3、以下属无效发票

  ①涂改、大小写不相符,非正规发票、假发票等;

  ②引起质疑,但解不清,提交常务理事会议裁决。只要有一位成员表示反对(否定),该项费用,由经办人自己负责,不予报销;

  ③违章罚款单; 因当事人过失造成的浪费部份;无正当理由跨宗祠财务年度的单据、发票。

  (四) 时限要求

  1、出差、采购日常办公用品、接待族亲等,事情结束以后即行办理报销手续,最迟不超过十天。 

  2、重大祭典、重大族事活动结束后,一般在两周内办完报销手续,最迟不超过30天。

  (五)以上所有表格单据必须用蓝黑墨水填写,不得用元珠笔、铅笔。

  第十条  宗祠购物

  1、日常办公用品(包适文印纸张、信封信纸、笔墨、祠堂常年灯油、香烛、纸宝、卫生清洁用品等 ),实行一个年度集中两次采购的办法。由办公室列出详细的清单数,按时价计算出总价,由秘书长批办。

  2、可移动的固定资产采购更新,如文印设备、桌、椅、柜等 ,按理事会批准的年度计划要求,由办公室组织采购。

     第四章   监督与情况通报

  第十一条  实行宗祠的财务收支状况通报制度,接受族众的监督检查。

  (一)年度收支通报。一般一个年度公布两次。

  1、①时间:每年4月(清明)、10月(国庆);②地点:长乐卓氏宗祠的专题栏;③方式:用红榜或白纸打印或手写贴出。

  2、通报内容:①列出(按时间先后)捐款人名字、捐资数额;②年度(含半年来)财务收与支状态,即年度内累计数,节余数(含缺口数),以及历年的捐资,支出累计数; ③附相关必要说明。

  (二)专项经费收支通报

  1、不定期。专项活动结束随后一周内向族众通报,方式同上。

  2、通报内容为该次专项活动收支总数,并列项具体说明。

  第十二条  财务人员要坚持原则,管好账目、当好会计、做好参谋。确保账账相符、账款相符、账实相符、账表相符、账证相符。要按国家有关规定和宗族要求履行职责义务,承担法律责任,自觉接受检查监督。如有违逆,按卓氏族规处置:轻者“庶致烦官费用”尽量族内责罚,重者“送官究治”以“正国之大典,肃家之严规”送由国法处置。

        第五章   附则

  第十三条  相关要求及标准,由本规定的附件列出,理事会议可根据情况变化作出调整增减或取消。

  第十四条  宗祠的财务账本和报销发票存档保留六年,期满经理事会会议同意后办理手续进行销毁。

  第十五条  本办法的解释权归宗祠理事会。

  第十六条  本办法二0一七年XX月XX日起执行。


附件  1、宗祠会计职责

   2、宗祠出纳职责

   3、相关标准(暂行)

   4、《申明书》祥本


附件1:宗祠财务组会计员职责

1、履行会计职责,指导出纳工作,搞好团结、共同做好财务工作,认真执行规章制度;

2、合理设置会计账,与出纳经常核对现金账目;

3、认真审核报销凭证,妥善保管会计凭证和账本(含实物账册)档案资料;

4、配合办公室做好一年一度的经费预算结算,协助草拟公告;

5、配合监查人员对账目的稽查;

6、做好发票鉴别、释疑工作。

7、准确地为捐款人提供的收款银行、户名、账号信息。采用固定的文本格式拍照,再以短信或微信至对方,并互通电话确认,以防搞错。

8、完成常务理事长和秘书长交办的工作。


附件2:宗祠财务组出纳员职责

1、严格执行有关规定认真管好现金、登记好各项收支账目。

2、认真做好现金和实物收付记账,按时间顺序及时登记捐款人姓名和金额,报告会计,做到账库相符。

3、认真审核一切报销单据,按财务制度办理现金收付手续。根据审核无误的收、付款原始凭证,填制记账凭证,记账凭证的内容必须填齐,附有原始凭证。填制会计凭证的字迹必须清晰、工整。要妥善保管会计凭证,按编号顺序,折叠整齐,按次装订成册,加盖封面、封底、盖经办人章后交会计归档。

4、加强现金管理,购物领取现金需经秘书长审批,多余现金要存入银行。

5、登记好捐款(物),且收到捐款(物)后通告捐款(物)人。与会计员及时核对,防止数目不对或漏登现象。

6、严守财经纪律。不得用白条抵库,不得挪用公款。

7、做好人员补贴的造表和发放工作。

8、协助做好办公用品采购、保管、发放、入库登记,使账物相符。

9、完成常务理事长、秘书长交办的工作。


附件3:宗祠相关标准(指引)

一、旅差

1、 差族津贴,每人每天   元;

2、 差旅住宿费,单双人每天控制在   元以内,出差北京、上海、广州、深圳控制在   元以内,超过上述标准部分由个人负担; 

3、 交通费实报实销。以节俭为原则,交通工具选用应进行综合比较; 

4、 凡接待方已经付过的食宿交通部分,不再宗祠经费中重叠报销。

二、宗祠某些特殊岗位(电话费、误餐费等)补贴:

     1、

     2、

     3、


附件4 : 长乐卓氏宗祠财务管理文书


          申 明 书

  本人       ,深得五华长乐卓氏族众的信任和支持,我同意宗祠理事会借用本人姓名开设银行账户储存宗祠经费。我申明,以我名字开户账号          中的全部存款是长乐卓氏族的,本人无一分一厘。任何时候,任何情况下我和我的家人无权占有,无处理权。处置权在长乐卓氏宗祠理事会。本人和本人的家人唯有配合理事会做好存取工作的权利。

 

                                  申明人:        

                               二0   年   月   日


一式两份:申明人、宗祠各存一份


  以上会议通知及相关附件即日起发布,全族公布,并接受广大宗亲的意见反馈。反馈意见时,可以在本公众号下方直接点击回复,感谢各位宗亲们的热心参与。

    
    

 


     

 2009年7月4日 - 海珠儿 - 海珠儿 blog

  评论这张
 
阅读(19)| 评论(0)
推荐 转载

历史上的今天

在LOFTER的更多文章

评论

<#--最新日志,群博日志--> <#--推荐日志--> <#--引用记录--> <#--博主推荐--> <#--随机阅读--> <#--首页推荐--> <#--历史上的今天--> <#--被推荐日志--> <#--上一篇,下一篇--> <#-- 热度 --> <#-- 网易新闻广告 --> <#--右边模块结构--> <#--评论模块结构--> <#--引用模块结构--> <#--博主发起的投票-->
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

页脚

网易公司版权所有 ©1997-2017